Vi har bak oss en uke der mange gikk fra å håndtere og begrense risiko for smitte blant ansatte og interessenter, samt å håndtere medarbeidere med påvist smitte, i karantene eller på hjemmekontor, til å også håndtere konsekvensene av de etter hvert omfattende tiltakene iverksatt av myndighetene.
Hva er bekymringene?
Mange sitter derfor nå i en situasjon der fokuset er skiftet til verstefallscenarier og kontinuitetsplaner basert på myndighetenes scenarier om at store deler av arbeidsstyrken blir smittet og syke, samt at nøkkelfunksjoner kan bli satt ut av spill på grunn av sykdom eller for stort arbeidspress. I tillegg til inntektsbortfall og mangel på finansiering og likviditet, som er bredt omtalt i media, ser vi at følgende verstefallsscenarier går igjen på tvers av bransjer og virksomheter:
- Reell frykt for driftsavbrudd på IT, ikke minst på grunn av for stor trafikk på systemer og nettverk eller sykdom / karantene hos IT-system eller -drift.
- Fare for at forretningskritiske funksjoner og leveranser går ned på grunn av IT-problemer, smitte, karantene eller for stort arbeidspress over tid blant nøkkelpersonell
- Risiko for smitte, karantene eller for stort arbeidspress over tid på beredskapsledelse / toppledelse
- Økt risiko for cyberangrep, svindel og kriminalitet fra folk som forsøker å utnytte situasjonen
Godt planlagt er halvveis gjennomført
Vi anbefaler alle våre medlemmer om å løpende oppdatere sine verstefallsscenarier og kontinuitetsplaner og ha fokus på:
- Identifisere og implementere tiltak for å redusere risiko
- Være forberedt dersom scenariet likevel inntreffer
- Identifisere og lære opp personer som kan overta eller rullere alle rollene i beredskapsorganisasjonen(e) i tilfelle noen blir syke eller satt i karantene. Dersom krisen varer så lenge som myndighetene anslår, vil det være uansett være behov for rotasjon i kriseledelsen. Planverk bør utvikles eller oppdateres før krisen utvikler seg videre.
- Oppdatere styret regelmessig på situasjonen og virksomhetens beredskapsarbeid.
Ta vare på kriseledelsen
Jo lenger krisen varer, jo større blir slitasjen på organisasjonen. Her en noen tips
- Identifisere to (2) back-up personer per rolle (minst én som ikke har hatt fysisk kontakt med de andre siste 14 dager)
- Oppdatere og samordne planverk på tvers av organisasjon, med spesielt fokus på verstefallscenarier
- Online kursing av back-up funksjoner, slik at de kan tre inn ved frafall eller stor arbeidsbelastning over tid (etablerte beredskapsorganisasjoner er i ferd med å sette seg, men kan måtte erstattes pga sykdom eller slitasje i en kritisk fase)
Urolige ansatte
Situasjonen skaper også stor usikkerhet blant en del av de ansatte, som er bekymret for å bli syke, miste jobben eller bli permittert. Behovet for internkommunikasjon og synlig og gjenkjennelig ledelse er stort. Det er krevende i en tid med hjemmekontor og fjernledelse.
Utstrakt bruk av hjemmekontor og kommunikasjons- og samhandlingsløsninger som f.eks. Hangout, Teams, Skype, @work og videokonferanser som f.eks. Zoom gir gode muligheter. Her er noen helt konkrete erfaringer og råd:
- Sørg for at ledere er synlige i andre kanaler enn de fysiske
- Opprette et definert sted der dere deler dokumenter etc med ansatte – og ha ett punkt for oppdatert informasjon, for eksempel intranett. Husk at ikke alle har gode rutiner med å sjekke intranett, så send ut en påminnelse om å bruke intranett i ulike kanaler. Eksempler på informasjon som er viktig:
- «Her er retningslinjer du som leder må tenke på»
- «Her er FAQ» (oppdateres ofte)
Kommunikasjon med kunder og innbyggere
Enkelte opplever nå i økende grad å få henvendelser fra kunder som lurer på om de er høyeste prioritet og innbyggere som ønsker tilbud/tjenester. Her er det viktig å være tydelige på prioriteringene:
- Liv og helse
- Samfunnskritisk
- Bedriftskritisk
Vær proaktiv. Kunder og innbyggere kan gå med bekymringer for det som kan komme til å skje. Derfor er det viktig å kommunisere for å forsikre og berolige om det som fungerer, vel så mye som det som svikter eller kan komme til å svikte.
Tenk langsiktig
Vi vet ikke når, men krisen kommer til å gå over. Tenk derfor gjennom følgende:
- Egne arbeidsstrømmer på muligheter og normalisering i beredskapsledelsen
- Mobilisering og myndighetsdialog knyttet til krisepakker og rammebetingelser
- Bruk av ledig tid til å styrke kompetanse og konkurransekraft for fremtiden, inkl. konsekvensutredning av «up/re-skilling» vs. permitteringer