Høstens fagseminarer - en evaluering

Hybrid seminar

Avfall Norge valgte i høst å gjennomføre hybride fagseminarer der deltakerne kunne være med fysisk eller digitalt. Gjennomføring av hybride seminarer krever en god del teknisk arbeid for å kunne gi et godt tilbud også til de som deltar digitalt. Vi har derfor gjennomført alle seminarene i Oslo.

For de digitale deltakerne og foredragsholderne har plattformen Hopin blitt benyttet. Det har også blitt lagt opp til at de som deltar på seminaret fysisk skal benytte Hopin for å følge med på programmet og stille spørsmål underveis.

Tidligere har fagseminarene gått fra lunsj til lunsj. I høst har seminarene blitt gjennomført på én dag med egen påmelding til aperitiff og middag kvelden i forveien. Dette valget ble gjort for å tilrettelegge på best mulig måte for de som er med digitalt og for å kunne redusere billettprisene for fysisk deltakelse.

For første gang har Avfall Norge invitert utstillere til fagseminarene. Utstillerne har stått i tilknytning til seminarlokalet og har fått presentere seg like før lunsj. De har også hatt mulighet for å lage en digital stand i Hopin, den digitale plattformen som blir brukt. Lunsjen har blitt servert som stående minglelunsj i samme område som utstillerne har standene sine.

Evaluering av format

Avfall Norge ser at det er stor interesse for både fysiske og digitale billetter på fagseminarene. Ved å tilby digitale billetter gir det flere av medlemmene våre en mulighet til å delta, noe vi ser på som en stor fordel. Samtidig krever det mye teknisk arbeid. Vi vil derfor vurdere hvilken form den digitale deltakelsen skal ha på vårens seminarer.

Evaluering av lokasjon

For å kunne gjennomføre hybride arrangementer med eget utstyr og ansatte har det vært en forutsetning å være i Oslo. Vi har nå prøvd ut tre ulike hotellet der det har vært fordeler og ulemper ved alle. Samtidig ser vi at det er en fordel at hotellet ligger lett tilgjengelig i sentrum i nærheten av både kollektivknutepunkt og andre hoteller.

Evaluering av fysisk deltakelse

Avfall Norge har på lik linje med flere deltakere opplevd at noen av salene som har blitt benyttet har vært for små til formålet. Dette er noe vi kommer til å ta med oss inn i planleggingen av fremtidige seminarer.

Det har i høst vært lagt opp til stående minglelunsj og utstillingsvandring midt på dagen. Det er ikke all mat servert til lunsj som har vært egnet for dette. Vi har også registrert at det har vært mangel på bord og sitteplasser i mingleområdet. Avfall Norge kommer til å ta en ny runde vedrørende lunsj for vårens seminarer.

På ett av seminarene i høst opplevde de som hadde meldt seg på middag å måtte betale for kaffe til desserten. Det kom også overraskende på oss. Dette var vi ikke klar over og skal ikke skje igjen. Det skal selvfølgelig inngå kaffe til middagen.

Evaluering av digital deltakelse

Tilbakemeldingene vi har fått fra de som har deltatt digitalt har stort sett vært positive. Vi har hatt utfordringer med flimring fra kameraet og å finne en god løsning på spørsmål fra salen. Vi ser på utstyr for å få bukt på dette. Noen opplyser at de har opplevd at bilder har gått inn og ut av fokus, dette er knyttet til internett hos deltaker og Hopin som jobber med å gi best mulig kvalitet på bildet. Dette er noe vi tar videre med Hopin.

Evaluering av Hopin som plattform

Hopin fungerer godt ved kombinasjonen av digitale og fysiske innledere. I tillegg har vi stort sett fått gode tilbakemeldinger på plattformen for de som følger seminaret på PC. For deltakere som deltar fysisk og som har benyttet Hopin via mobil for spørsmål og program oppleves appen noe uoversiktlig. Ved forklaring har det gått bedre.

Vi har ikke lyktes med å få til en god interaktivet mellom digitale og fysiske deltakere. Dette jobbes det med å finne en løsning på.

Takker for tilbakemeldinger

Avfall Norge ønsker til slutt å takke alle som har vært tilstede på høstens arrangementer og som også har gitt oss verdifulle tilbakemeldinger som vi kan ta med inn i videre planlegging.